MAKALAH - Manajemen Kesiswaan dalam Persuratan dan Kearsipan | MANAJEMEN PENDIDIKAN
MAKALAH
Manajemen Kesiswaan dalam Persuratan dan Kearsipan
Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Manajemen Penddidikan Islam
Disusun Oleh :
1. Tia Pratiwi
2. Siti Sofiatun Niswah
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
JURUSAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM GROBOGAN
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah S.W.T yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami, sehingga kami menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini berjudul“Manajemen Kesiswaan dalam Persuratan dan Kearsipan”
Makalah ini mencakup informasi yang berhubungan dengan prosedur tata persuratan dan kearsipan dalam dunia manajemen kesiswaan. Kami harap makalah ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat kepada pembaca.Agar kami sebagai mahasiswa/mahasiswi yang juga tengah mempelajari mata kuliah ini tidak hanya dapat menjadi guru yang profesional dalam mengajar namun juga profesional dalam menangani sistem administrasi di sekolah.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah S.W.T senantiasa meridhoi segala usaha kita. Amin.
Purwodadi, 31 Mei 2016
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul....................................................................................................... i
Kata Pengantar...................................................................................................... ii
Daftar Isi............................................................................................................... iii
Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang.......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah..................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan....................................................................................... 1
Bab II Pembahasan
A. Konsep Manajemen Kesiswaan................................................................. 2
B. Manajemen Persuratan dan Kearsipan Kesiswwaan................................. 3
Bab III Penutup
A. Kesimpulan................................................................................................ 8
Daftar Pustaka....................................................................................................... 9
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pendidikan manajemen kesiswaan sangatlah dibutuhkan, tidak hanya demi keberlangsungannya kesinambungan siswa dengan sekolah, namun juga untuk memfasilitasi para siswa dalam menangani segala urusannya baik dalam organisasi maupun dalam kegiatan belajar mengajar.
Manajemen kesiswaan juga mengurus segala hal persuratan dan perijinan bagi para siswa, maka dari itu perlu diketahuinya tata cara mengelola surat dan mengarsip surat. Sehingga ada bukti hitam di atas putih dalam setiap kegiatan.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana konsep dasar manajemen kesiswaan?
2. Bagaimana cara melaksanakan manajemen persuratan dan kearsipan dalam bagian kesiswaan?
C. Tujuan
1. Sebagai alat pancuan dalam mengetahui konsep dasar manajemen kesiswaan
2. Dapat melaksanakan prosedur dan tata cara manajemen persuratan dan kearsipan bagian kesiswaan dengan sistematis, rapih, dan baik.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Konsep Manajemen Kesiswaan
1. Pengertian
Manajemen secara etimologi berasal dari Bahasa Inggris yaitu dari kata kerja to manage yang artinya mengurus, mengatur, menggerakkan dan mengelola. 1 Dengan demikian manajemen secara bahasa adalah pengurusan, pengaturan, penggerakan dan pengelolaan.[1]
Kesiswaan adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan diri melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur (formal, informal, non formal); jenjang (dasar, menengah, tinggi) dan jenis pendidikan (umum, kejuruan, akademik, profesi, vokasi, keagamaan, khusus) tertentu.
Jadi manajemen kesiswaan adalah Manajemen kesiswaan (murid) adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontinyu terhadap seluruh peserta didik (dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan) agar dapat mengikuti proses belajar mengajar secara efektif dan efisien mulai dari penerimaan peserta didik hingga keluarnya peserta didik dari suatu sekolah.Manajemen kesiswaan bertujuan untuk mengatur berbagai kegiatan dalam bidang kesiswaan agar kegiatan pembelajaran di sekolah dapat berjalan lancar, tertib, teratur serta dapat mencapai tujuan pendidikan sekolah. Untuk mewujudkan tujuan sekolah tersebut manajemen kesiswaan meliputi empat kegiatan, yaitu: penerimaan siswa baru, kegiatan kemajuan belajar, bimbingan dan pembinaan disiplin serta monitoring.
B. Manajemen Persuratan dan Kearsipan Kesiswaan
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistim Buku Agenda
a. Penerimaan surat
i. Mengumpulkan dan menghitung surat masuk.
ii. Meneliti ketepatan alamat.
iii. Mendatangkan bukti pengiriman bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran surat
Memisahkan surat ke dalam surat dinas biasa, penting, rahasia, maupun surat pribadi.
c. Pencatatan surat
i. Membaca surat dinas, biasa, penting.
ii. Memisahkan lampiran-lampiran.
iii. Membubuhkan stempel agenda.
iv. Mencatat surat dalam buku agenda masuk.
d. Pengarahan surat
Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan).
e. Penyampaian surat
Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku ekspedisi intern.
f. Menyimpan surat
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
2. Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
a. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting
i. Penerimaan surat
ii. Pencatatan surat
iii. Pengarahan atau pengendalian surat
iv. Penyampaian surat kedalam unit pengelola
v. Penyimpanan atau penataan arsip.
b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
i. Surat masuk biasa dikumpul 1 – 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
ii. Surat tersebut diantar ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
iii. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
c. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia
i. Surat diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
ii. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2, lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
iii. Pengarah surat memeriksa pengisisan lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
iv. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
v. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 3 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada panata arsip.
3. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
a. Pembuatan konsep
i. Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat.
ii. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
b. Persetujuan konsep
Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep.
c. Pencatatan surat
Surat dicatat dalam buku agenda verbal untuk mendapatkan nomor surat.
d. Pengetikan konsep surat
Diketik dengan tembusannya.
e. Pemeriksaan pengetikan
f. Penandatanganan surat
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan diatas nama terang.
g. Pemberian cap dinas
Dibubuhkan sebelah kiri menyinggung sedikit dari tanda tangan, harus tegak.
h. Melipat surat
i. Penyampulan surat
j. Pengiriman surat
k. Pennyimpanan surat
4. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistim Kartu Kendali
a. Surat Keluar Penting
i. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kk, kemudian menyerahkan surat, tembusan, serta kk 2 dan 3 kepada pencatat surat. Kk 3 langsung disimpan dan tembusan yang telah diproses di pencatat surat juga dismipan di unit pengolah.
ii. Pencatat surat menyerahkan kk 1 ke pengahar surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu kontroldan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan ke alaman instansi.
iii. Pencatat surat mengembalikan kk2 ke unit pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan.
iv. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan kk 3 di unit pengolah ditukar dengan kk 2 di penata arsip.
b. Surat Keluar Biasa
i. Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar 1, 2, tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar 2 disimpan.
ii. Pencatat surat menerima surat, tembusan, dan lembar pengantar surat biasa 1, 2, kemudian diberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat asli dikirim kepada alamat yang dituju melalui ekspeditor.
c. Surat Keluar Rahasia
i. Surat diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
ii. Surat tertutup dan lembar pengantar 1, 2 diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip, dan lembar pengantar 2 pada unit pengolah.[2]
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari makalah yang kami buat maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Jadi manajemen kesiswaan adalah Manajemen kesiswaan (murid) adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontinyu terhadap seluruh peserta didik (dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan) agar dapat mengikuti proses belajar mengajar secara efektif dan efisien mulai dari penerimaan peserta didik hingga keluarnya peserta didik dari suatu sekolah.
Sedangkan pengurusan surat terdiri dari dua sistem yaitu buku agenda dan kartu kendali.
DAFTAR PUSTAKA
Endang, Sri. Mulyani, Sri. Suyetty. 2009. “Menangani Surat Masuk dan Keluar(Mail Handling)”. Jakarta: Penerbit Erlangga.
[1] M Syafiin, Makalah:“Konsep Manajemen Kesiwaan”, hlm 12
[2] Sri Endang, Sri Mulyani, Suyetty, “Menangani Surat Masuk dan Keluar(Mail Handling)”, hlm 68, Jakarta, Penerbit Erlangga, 2009
0 Response to "MAKALAH - Manajemen Kesiswaan dalam Persuratan dan Kearsipan | MANAJEMEN PENDIDIKAN"
Posting Komentar